Rachida Mezghad is sinds 2013 procesmanager bij KleurrijkWonen. Ze zit in twee kernteams van het project Processenboek van Aedes en CorpoNet. Daarin buigt zij zich enthousiast over het verhuurproces en het proces afrekenen servicekosten. In antwoord op vijf vragen vertelt Rachida over het belang van het project: ‘Ik denk dat we tachtig procent van onze bedrijfsprocessen kunnen standaardiseren. Dat maakt ons flexibeler om maatwerk te bieden waar dat nodig is.’

 

Hoe ziet het werk van een procesmanager bij KleurrijkWonen eruit?
‘In onze corporatie zijn alle primaire, ondersteunende en sturende processen belegd bij diverse procesmanagers. Eigenlijk rafelen wij samen met onze collega’s het werk uiteen in afzonderlijke stapjes. Daarmee brengen we de werkzaamheden binnen onze corporatie in kaart en ontdekken we kansen om processen te verbeteren. Ik ben verantwoordelijk voor de hele keten van Verhuur en Verkoop. Het verhuurproces stopt bijvoorbeeld niet bij het uitreiken of inleveren van de sleutel. Het is verbonden met andere processen, zoals het mutatieproces en er hangen verschillende financiële processen aan. Ik bewaak de samenhang in al die processen.’

 

Waarom vind je het belangrijk betrokken te zijn bij het project Processenboek?
‘Ik kijk voortdurend hoe we processen kunnen verbeteren. Ik ben blij dat Aedes het initiatief heeft genomen om dit voor de hele sector op te pakken. In wezen doen corporaties allemaal hetzelfde werk en hebben we dus ook met dezelfde processen te maken. Waar we kunnen, moeten we die processen standaardiseren. Dat helpt om ons werk efficiënter uit te voeren. Daardoor stijgt bijvoorbeeld de klanttevredenheid en kunnen we tijd en geld besparen.

Toen ik bij KleurrijkWonen begon, was er veel maatwerk. Eigenlijk was elke corporatie steeds weer het wiel aan het uitvinden. Dat is echt aan het veranderen. Corporaties zoeken elkaar steeds vaker op. Externe ontwikkelingen stimuleren dat. Bouwers en leveranciers standaardiseren ook hun producten. Dat vraagt van corporaties dat zij hun opdrachten zoveel mogelijk standaardiseren. Uiteindelijk leidt dat tot snellere en goedkopere bouw. Ik vind het leuk om aan deze ontwikkeling bij te dragen. Ik kan kennis inbrengen en ook veel dingen leren.’

 

Welke nieuwe inzichten heb je opgedaan?
‘Als je al een tijdje met procesmanagement bezig bent, bestaat het gevaar dat je denkt dat je er al bent. Dit project leert me buiten mijn bubbel te kijken. Ik zie nu nog beter hoe onze bedrijfsprocessen met elkaar samenhangen. Ik vind het ook waardevol dat de processen die we in kaart brengen onderdeel worden van CORA. Dat was voor mij toch een vrij technisch gebeuren. Dat kan ik nu veel beter naar de praktijk vertalen.’

 

Hoe gebruik je die inzichten in je dagelijkse werk bij KleurrijkWonen?
‘Vooral om te kijken of we op de goede weg zitten. KleurrijkWonen loopt volgens mij op dit gebied wat voorop in de sector. Zo hebben we bijna al onze processen in een procesmanagementtool beschreven. Ik toets die beschrijvingen aan de referentieprocessen uit het Processenboek en ontdek zo mogelijkheden voor verbetering en inspiratie. Wij willen sectorstandaarden zoveel mogelijk omarmen.’

 

Wat adviseer je andere corporaties?
‘Maak gebruik van de resultaten van dit project. Zeker nu we steeds meer werken met data en digitalisering. Daarbij helpt het enorm als er standaardprocessen zijn beschreven voor alle corporaties. Dan hoef je niet meer bij nul te beginnen. En er blijft voldoende ruimte voor flexibiliteit. Iedere corporatie kan de referentieprocessen uit het processenboek vertalen voor eigen gebruik. Ik denk dat we ongeveer tachtig procent van ons werk in standaardprocessen kunnen gieten. Dat maakt ons uiteindelijk juist flexibeler om maatwerk te bieden waar dat nodig is.’

 

Meer weten?
Leer over het eerste onderdeel van het project Processenboek: ‘het incassoproces’ in ons webinar.

Bron: Aedes.nl

Meld u aan voor het webinar

Goed beschreven processen besparen tijd en geld. Ontdek hoe u het Processenboek gebruikt in Sensus BPM Online.