wst het grootslag

Als woningcorporatie wil je in control zijn, inzicht hebben in de risico’s die je loopt en de juiste beheersmaatregelen nemen. Maar hoe zorg je hiervoor als organisatie en wat levert het je onderaan de streep op? CorporatieGids.nl vroeg het aan Anton Jan Wouters, Concern Controller bij Wooncompas.

Het verkrijgen van inzicht begint bij het beschrijven van processen, vertelt Anton Jan: “Dat helpt ons onder andere bij het inwerken van nieuwe medewerkers, iets wat zeker tijdens de coronaperiode prettig is omdat ze op afstand ingewerkt moeten worden. Daarnaast dwingen procesbeschrijvingen ons na te denken over hoe dingen gaan en laat het zien of medewerkers het écht begrijpen. Dat leidt soms tot verrassende observaties. Zo bestond het proces maandafsluiting eerst uit twee stappen, de maand is voorbij en ik sluit het af. Maar tijdens gesprekken bleek het veel dieper te gaan, waardoor we beter inzicht hebben in wat er nou gebeurt. Als laatste helpt het ook met verantwoorden, en heeft de accountant beter inzicht in de beheersmaatregelen die we nemen.”

Specifieke manier van schrijven
Het beschrijven van de processen kun je volgens Anton Jan op twee manieren aanpakken: “Je kunt het namelijk door de proceseigenaren zelf laten doen – wat kennis en kunde van een grote groep vraagt – of een kleine club zich laten specialiseren in het maken van de beschrijvingen. Het beschrijven van processen is niet iets wat iedereen even goed kan omdat het een specifieke manier van schrijven vraagt waarin niet verzand wordt in een brij aan werkinstructies. Werkinstructies zijn voor dit doel namelijk veel te gedetailleerd en kwetsbaar voor veranderingen. We hebben bedacht via een hyperlink in Sensus BPM Online – onze software voor procesmanagement – de koppeling met werkinstructies te faciliteren.”

Corporaties hebben de laatste jaren een enorme professionaliseringsslag gemaakt en dat zal de komende jaren niet veranderen. Goede procesbeschrijvingen en een link met risico’s en beheersmaatregelen zijn dan essentieel om in control te zijn en te blijven.

Anton Jan

Concern Controller, Wooncompas

Informatie inzichtelijk maken
Wooncompas heeft haar processen vastgelegd in een ‘stroomschema-achtig plaatje’, vat Anton Jan samen. “Hierin staat beschreven wat de input in ieder proces is, wie de betrokken personen zijn, wat de output is en welke processen aan elkaar verbonden zijn. Het gebruik van software is daarbij onontbeerlijk. We maken zelf gebruik van Sensus BPM Online, wat ons dwingt om bepaalde informatie inzichtelijk te maken. Bijvoorbeeld over wie de proceseigenaar is, wat het doel van een proces is en de structuur. Op die manier ontstaat overzicht en inzicht in de samenhang.” In Power BI hebben we dashboards ontwikkeld waardoor proceseigenaren in een oogopslag de status van hun risico’s kunnen overzien.

Risico en beheersmaatregelen
Vervolgens is het zaak om hier risico’s en beheersmaatregelen aan te koppelen, vertelt Anton Jan: “Wij hebben aan elke proceseigenaar gevraagd welke risico’s ze in ‘hun proces’ zien en hoe ze het beheersen van risico’s hebben georganiseerd. Dat probeer je zo specifiek mogelijk samen te vatten zodat het meetbaar wordt. In Sensus BPM Online hebben we een overzicht hiervan gemaakt, wat gekoppeld wordt aan processen.”

In control statements
“We zijn daarnaast ook bezig om te komen tot ‘in control statements’. Dat betekent dat we aan elke proceseigenaar vragen of ze kunnen aantonen dat ze in control zijn. Dat kan alleen als men weet wat de risico’s zijn en in hoeverre daar goed werkende beheersmaatregelen op zijn georganiseerd. Met de inschattingen van wat de kans op een risico is en wat de mogelijke impact is, kunnen we als organisatie het beheersen van risico’s prioriteren.” Hiervoor zijn bovengenoemde dashboards zeer bruikbaar als informatiebron.

Externe en interne veranderingen
Hoewel de processen bij woningcorporaties in het algemeen relatief statisch zijn, betekent het niet dat ze niet veranderen. Anton Jan: “Door bijvoorbeeld invloeden van buitenaf – zoals de verdergaande automatisering en digitalisering of de ontwikkeling van het hybride werken – veranderen processen of bepaalde processtappen continu. Zo vraagt thuis werken meer van de persoonlijke beveiliging en wellicht om een andere volgorde van processtappen. Naast dit soort externe ontwikkelingen kunnen interne veranderingen ook een trigger zijn, zoals het lean inrichten van processen. Corporaties hebben de laatste jaren een enorme professionaliseringsslag gemaakt en dat zal de komende jaren niet veranderen. Goede procesbeschrijvingen en een link met risico’s en beheersmaatregelen zijn dan essentieel om in control te zijn en te blijven.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Wooncompas